Wat is een cafetariaplan?

First things first: wat is een cafetariaplan?

Volgens het principe van zelfbediening in een cafetaria, kunnen werknemers aan de hand van een door de werkgever opgesteld plan zelf hun loonpakket samenstellen. In het kader van een dergelijk cafetariaplan, krijgen werknemers concreet de mogelijkheid om delen van hun ‘klassieke loon’ (percentage van maandelijks brutoloon, bonus, eindejaarspremie,…) om te ruilen voor een ander voordeel die hen meer voldoening geeft.

Waarom een cafetariaplan?

De invoering van een cafetariaplan leidt tot een win-win situatie voor werkgever en werknemers.

Enerzijds staat de keuzevrijheid van de werknemer centraal. Werknemers worden aangemoedigd om (binnen het assortiment aangeboden door de werkgever) de voordelen te kiezen die het best aansluiten bij hun persoonlijke levenssfeer (maar zijn niet verplicht!). Daarenboven kunnen werknemers ook voordelen kiezen met een fiscaal voordelige behandeling.

Anderzijds betekent de invoering van een cafetariaplan het sluitstuk van een modern loonbeleid voor de werkgever. De werkgever profileert zich immers als een geëngageerde en interessante partij die oog heeft voor de persoonlijke noden van zijn of haar werknemers. En net door in te spelen op die individuele noden, kan men verwachten dat het engagement en de motivatie van de werknemer de hoogte ingaat! Het mag dan ook niet verrassen dat In tijden van de ‘war-for-talent’ deze employer branding het verschil kan maken.

Daarboven is de opzet van een cafetariaplan een kostenneutrale operatie voor de werkgever. Het budget in het cafetariaplan is immers een omzetting van ‘klassiek loon’ die de werkgever hoedanook diende te voldoen (in cash).

Samengevat: meer waarde(ring) voor hetzelfde geld!

Hoe werkt een cafetariaplan in de praktijk?

Het opzetten van een cafetariaplan bestaat steeds uit twee delen:

• Het creëren van een budget dat wordt ‘opgeladen’ in het cafetariaplan door de werkgever
• Het spenderen van dit budget door de werknemer

Het creëren van een budget

Om een budget te creëren voor het cafetariaplan, komen de werkgever en de werknemer(s) overeen om een deel van het ‘klassiek loonpakket’ in te ruilen voor andere voordelen die de werkgever ter beschikking stelt in het kader van het plan.

Hoe kan je budget creëren? De mogelijkheden zijn, zoals hierboven al kort aangehaald, in de praktijk redelijk ruim: een percentage van het maandelijks brutoloon, eindejaarspremie (de zogenoemde ‘dertiende maand’), extralegale vakantiedagen, bedrijfswagen of een cash bonus.

Als KMO houd je het best simpel: kies 1 of maximum 2 van de hierboven beschreven looncomponenten die de werknemer kunnen besteden in het kader van het cafetariaplan. Dit maakt de uitrol van het cafetariaplan later heel wat eenvoudiger (zie onderaan).

Het spenderen van het budget

Een werkgever kan een hele waaier aan voordelen beschikbaar stellen in het cafetariaplan waaruit de werknemers kunnen kiezen. De keuzevrijheid van de werknemer staat hierbij steevast centraal, zelfs bij de beslissing al dan niet in te stappen in het cafetariaplan.

Een greep uit het aanbod:

• Mobiliteit (vb. bedrijfsfiets, internationale tankkaarten, abonnementen voor het openbaar vervoer);
• Aanvullende sociale zekerheid (vb. individueel pensioensparen, hospitalisatieverzekering voor het gezin);
• Electronica (vb. smartphone, tablet, laptop);
• Work-life voordelen (vb. extralegale vakantiedagen, klusjesdiensten).
• Warrants.

Opnieuw houd je het als KMO best simpel. Vraag zelf aan je werknemers wat hun favoriete voordelen zijn en baseer je hierop om een ‘shortlist’ van voordelen samen te stellen die populair blijken in jouw team. Geen idee hoe te beginnen? Download hier gratis onze cafetariaplan survey voor jouw werknemers.

Regelgeving rond cafetariaplannen

Er bestaat in België niet zoiets als een “cafetariaplanwetgeving” of zelfs een wettelijke definitie omtrent het begrip cafetariaplan. Dit wil zeggen dat, per gekozen voordeel, de ‘normale’ fiscaal-, arbeids-, en socialezekerheidsrechtelijke behandeling moet toegepast worden.

Wat moet je evenwel zeker doen bij het opzetten van een cafetariaplan? Communiceer de invoering op een schriftelijke manier naar de werknemers toe in de vorm van een ‘handleiding’ die de regels en modaliteiten van het plan vastlegt. Het moet hen o.a. steeds duidelijk zijn wat de gevolgen van een bepaalde keuze van voordeel zijn voor hun portemonnee. Daarnaast moet(en) de individuele keuze(s) van de werknemers vastgelegd worden in een bijlage aan het individuele arbeidscontract.

Als KMO doe je best beroep op een tool van je sociaal secretariaat of Payflip om je werknemers hun keuzes te laten maken en de nodige juridische documenten op te stellen.

Als je nog vragen hebt over het cafetariaplan kan je ze me altijd stellen via filip@payflip.be. Ben je benieuwd wat de services van Payflip zijn omtrent het cafetariaplan? Lees dan hier verder.