Quels sont les coûts pour l'employeur ?

Il s'agit par exemple des coûts de stationnement, de représentation, de carburant, de lavage de voiture, de bureau à domicile, de connexion Internet,...

Le remboursement de ces coûts peut se faire de deux manières :

• par le biais de comptes de dépenses pour les coûts réels
• par l'application de forfaits acceptés par l'ONSS et l'administration fiscale
  

Dans de nombreux cas, il est pratique de travailler avec des montants forfaitaires pour deux raisons :

• Simplicité opérationnelle (pas besoin de suivre les tickets en tant qu'employé)
• Avantage financier (dans de nombreux cas, les montants forfaitaires sont plus élevés que les coûts réels de l'employé - il y a donc souvent un avantage net pour l'employé).
  

Notez que les employeurs doivent toujours justifier le montant des frais remboursés. Et ce, quel que soit le type de coûts qui sont remboursés sur une base fixe. Ce remboursement forfaitaire doit correspondre le plus possible à la réalité. Si ce n'est pas le cas, il y a suspicion de dissimulation de salaire, ce qui entraîne de réelles sanctions !

Par conséquent, tous les employés ne peuvent pas prétendre à une allocation forfaitaire de frais comme ça. En tant qu'employeur, vous devez être en mesure de démontrer que cela est plausible pour un employé particulier, compte tenu de sa description de poste et de ses conditions de travail.

Mais quel type de dépenses pouvez-vous réellement payer à vos employés ? Les dépenses les plus fréquemment remboursées sont :

• Coûts du travail à domicile,
• Frais de représentation,
• Et les coûts de la mobilité

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Coûts du travail à domicile

Les frais de bureau à domicile sont les frais qu'un employé engage pour l'aménagement et l'utilisation d'un bureau dans son domicile privé. Concrètement, il s'agit du coût du petit matériel de bureau, du coût de l'entretien et du nettoyage du bureau, du coût de l'électricité, de l'eau et du chauffage, des assurances, des boissons et des collations, etc.

En plus de ces coûts, vous pouvez également indemniser vos employés pour l'utilisation professionnelle d'une connexion internet privée et l'utilisation de leur propre PC.

Téléchargez notre guide des salaires pour obtenir un aperçu pratique des montants forfaitaires que vous pouvez utiliser.

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Frais de représentation

Certains employés ont une fonction de représentation au sein de l'entreprise. Ils invitent les clients et les partenaires, ils participent à des événements commerciaux, ils se rendent sur le terrain pour entretenir les relations. Les exemples typiques sont les représentants commerciaux, les responsables de partenariat, etc. Cela peut impliquer un certain nombre de frais de représentation, tels que les rafraîchissements, le nettoyage à sec, les cadeaux, etc.

Les frais de représentation constituent classiquement une catégorie de dépenses peu transparente et dont les montants sont parfois élevés (de manière injustifiée). Lors des contrôles de l'administration fiscale et de l'ONSS, les remboursements de ces frais sont donc considérés de manière très stricte .

Nous recommandons de payer un maximum de 120 EUR par mois pour les frais de représentation pour les postes les plus élevés et les plus représentatifs (directeurs). Il convient de noter que ce montant maximal devrait de toute façon être abaissé à 50 euros par mois au cas où des allocations d'emploi seraient déjà accordées.

Téléchargez notre guide des salaires pour obtenir un aperçu pratique des montants forfaitaires que vous pouvez utiliser.

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Coûts de mobilité

Même si le travail à domicile a le vent en poupe, les employés devront toujours se rendre sur leur lieu de travail, à un événement ou à une autre activité professionnelle.

La manière de les compenser net est expliquée ci-dessous.

Coûts liés à la voiture de société

Outre la mise à disposition d'une voiture de société, l'employeur peut également verser trois types d'indemnités mensuelles. L'octroi de ces indemnités doit être formalisé dans une politique automobile ou de mobilité.

Coûts de la réinstallation professionnelle

Si, en tant qu'employeur, vous ne fournissez pas de voiture de société, il peut être convenu que le salarié utilise sa propre voiture pour ses déplacements professionnels en échange d'une indemnité (notez que les déplacements domicile-travail ne sont pas des déplacements professionnels). Si vous voulez donner cette indemnité en franchise d'impôt, elle peut s'élever à un maximum de 0,3707 €/km ! Si le salarié se déplace à vélo, l'indemnité maximale non imposable est de 0,24 €/km.

Frais de déplacement : voiture

En tant qu'employeur, vous pouvez accorder différents types d'indemnités pour les déplacements domicile-travail, en fonction du moyen de transport effectivement utilisé.

Si le salarié utilise les transports publics, vous pouvez soit rembourser à votre employeur le coût de l'abonnement, soit rembourser directement le prestataire de services (régime du tiers payant). Dans ce cas, le remboursement reçu est exonéré d'impôt à hauteur du montant de l'abonnement.

Frais de déplacement domicile-travail : indemnité vélo et indemnité marche

Si le salarié utilise un moyen de transport autre que les transports publics (par exemple, à pied ou dans une voiture de société), l'indemnité accordée par votre employeur peut être exonérée d'impôt dans la limite de 420 euros par an.

Si le salarié utilise la bicyclette pour ses déplacements domicile-travail, l'indemnité kilométrique perçue peut être exonérée jusqu'à un montant maximum de 0,24 euro par km parcouru.

Dans certaines commissions paritaires, il a même été décidé récemment de verser une indemnité vélo obligatoire aux employés qui viennent travailler à vélo. Par exemple, dans la PC 200, depuis juillet 2020, il y a une obligation de verser une indemnité vélo de min. 0,10 €/km (et max. 4 €/jour) aux employés qui viennent travailler à vélo.