Budget Mobilité: nouvelles formules TCO à partir du 01/01/2024

Chez Payflip, la révolution de la flexibilisation de la rémunération est en marche! Et quand on parle de rémunération flexible, on ne peut pas passer à côté du Budget Mobilité. Le Budget Mobilité offre une approche novatrice pour la rémunération des employés, intégrant la mobilité de manière transparente dans la structure salariale.

L’Arrêté Royal du 10/09/2023 a défini les 2 méthodes de calcul du montant du Budget Mobilité, ou TCO, qui sont applicables à partir du 01/01/2024. Aujourd'hui, nous plongeons dans les eaux nouvelles du paysage du travail, en explorant ces formules de calcul du TCO (re)définies.

La détermination du Budget Mobilité: le TCO

Le Budget Mobilité est déterminé sur base du TCO (“Total Cost of Ownership”), qui correspond au coût brut annuel d’une voiture pour l’employeur. Le TCO comprend le coût de la voiture, mais également une série de facteurs et de frais tels que les dépenses non admises en matière d'impôt des sociétés, la TVA non récupérable, ou encore la consommation de carburant/énergie.

La loi prévoyait déjà que le montant du Budget Mobilité, ou TCO, pouvait être calculé de deux manières:

• Sur base de coûts réels de la voiture de société

• Sur base de coûts forfaitaires

Jusqu'à récemment, cependant, aucune formule concrète n'était disponible. Grâce à l’Arrêté Royal du 10 septembre 2023, ces formules sont maintenant définies.

1. La formule des coûts réels

Cette formule permet d’évaluer le coût réel de la voiture attribuée à un travailleur sur les 4 dernières années où il en a fait usage (ou le plus longtemps possible s’il l’a utilisé moins de 4 ans).

Dans cette formule, le TCO se compose de tous les frais réels exposés par l'employeur pour financer une voiture de société ainsi que les coûts connexes mentionnés dans la politique automobile. Si les frais ne sont pas repris dans cette politique, ils ne pourront pas être pris en considération.

Il existe la liste exhaustive de ces frais réels:

• amortissement annuel de 20% du coût de la voiture de société respectueuse de l'environnement, compte tenu des options et accessoires facturés ainsi que des remises accordées ;

• intérêts des capitaux empruntés ;

• frais de location ou de leasing ;

• frais de carburant et d'électricité ;

• frais d'administration de la carte essence ou de recharge électrique ;

• amortissement annuel de 20% du prix de la borne de recharge et de son installation ;

• frais d'entretien et de réparation de la borne de recharge ;

• frais de gestion de la borne de recharge et du câble de recharge ;

• frais de péage ;

• frais de lavage, parking et garage ;

• frais d'une voiture de remplacement ;

• frais de mise en état de marche du véhicule ;

• frais de remplacement, de changement et stockage des pneus ;

• frais d'expertise lors de la restitution du véhicule en fin de contrat ou lors d'un changement de conducteur ;

• frais de réparation inventoriées lors de la restitution du véhicule en fin de contrat ;

• frais d'assurances (en ce compris les frais de franchise) ;

• frais de contrôle technique ;

• frais de gestion des services ;

• taxe de mise en circulation ;

• taxe de circulation ;

• cotisation patronale de solidarité CO2 due à l'ONSS ;

• T.V.A. non-récupérable sur tous les postes précités ;

• impôt des sociétés sur la partie non déductible des postes précités ;

• impôt des sociétés sur la partie de l'avantage de toute nature constitutive d'une dépense non admise.

Nous avons mis en bleu les frais les plus utilisés dans la pratique.

2. La formule des coûts forfaitaires

La formule de la valeur forfaitaire sera toujours utilisée pour les travailleurs qui ne bénéficient pas (encore) d'une voiture de société et qui ne renoncent donc pas à une voiture existante (nouvel engagement, promotion ou changement de fonction).

Si cette formule est choisie, il faut l’indiquer explicitement dans la politique automobile et la politique Budget Mobilité.

Dans cette deuxième formule, le calcul spécifique dépend du type de contrat de véhicule. La distinction est faite entre :

• Véhicules loués ou en location

• Véhicules possédés ou financièrement loués

Dans les deux cas, le TCO se compose d’une composante fixe et d’une variable. La composante fixe varie en fonction du type de véhicule, la composante variable reste quant à elle la même :

* Par exemple : frais de carburant, frais d’assurance supplémentaires, frais de garage, frais de parking, frais de carwash,etc.

Dans la pratique, Payflip constate que c'est la méthode forfaitaire relative aux voitures de leasing qui est la plus utilisée. En effet, cette méthode est facile à mettre en œuvre et très transparente pour les employés.

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Quelques principes

1. La formule choisie pour calculer le TCO est applicable durant 3 ans. Après cette période, vous pouvez décider de changer de formule, cela n'a de conséquences que pour les nouveaux entrants.

2. La même formule, réelle ou forfaitaire, doit être appliquée à tous les employés dans l’entreprise. L'employeur ne peut pas choisir "à la carte" entre les 2 méthodes de calcul et choisir la situation la plus avantageuse pour chacun de ses travailleurs.
   L'employeur peut toutefois décider des méthodes différentes pour le calcul du montant du Budget Mobilité et du montant des dépenses dans le pilier 1. Par exemple, le premier montant sera calculé sur base de la méthode forfaitaire, et le deuxième sur base de la méthode réelle. Cette logique doit alors être appliquée à tous les employés dans l’entreprise.

3. Le Budget Mobilité est un budget annuel, accordé à l’employé en fonction du nombre de jours calendrier pendant lesquels le travailleur a participé au système du Budget Mobilité au cours de l’année civile, et ce quelque soit la méthode choisie. Légalement, le budget minimum ne peut être inférieur à 3.055 euros et 16.293 euros (montants indexés pour 2024).

4. Le TCO peut être calculé par personne individuellement ou par catégorie de travailleurs, qui est alors basé sur un véhicule de référence pour tous les travailleurs d’une catégorie déterminée.

5. Ces nouvelles formules s'appliqueront à partir du 01/01/2024, concernant les nouveaux employés entrant dans le système du Budget Mobilité. Les employés qui bénéficiaient déjà du Budget Mobilité avant cette date, peuvent conserver le TCO qui avait déjà été calculé pour eux (sauf s'ils se trouvent dans une situation de promotion ou de changement de fonction).

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Les formules de TCO récemment publiées sont une bouffée d'air frais pour tous les employeurs qui ne voyaient pas la forêt à travers les arbres. Mais la question reste complexe. C'est pourquoi Payflip accompagne des centaines d'entreprises dans l'introduction du Budget Mobilité, dans le cadre d'une politique salariale flexible. L’outil numérique de Payflip fait parfaitement office de compte de mobilité exigé par la loi et nous guidons les entreprises de manière claire à travers le labyrinthe des règles relatives au Budget Mobilité.

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