Le plan cafétéria : un gros souci pour une petite PME ?

Le déploiement d'un plan cafétéria au sein d'une entreprise est généralement divisé en quatre phases : la phase d'accueil, la phase de configuration, la phase de lancement et la phase de suivi. Ci-dessous, nous expliquons les quatre de manière très pratique pour vous !

Phase 1 : Embarquement

Estimation du temps passé dans l'itinéraire de Payflip : 2h

Comme pour le lancement de tout projet, petit ou grand, au sein de votre entreprise, un plan d'action est nécessaire. La portée du projet doit être définie, les tâches doivent être divisées et les délais doivent être décidés. Il en va de même pour le lancement d'un plan cafétéria.

Lors de la toute première réunion avec la PME, la "réunion d'accueil", le responsable du succès client chez Payflip explique l'outil de projet "Notion" que nous utilisons chez Payflip pour mettre en place le plan cafétéria.

Au cours de cette réunion d'accueil, les calendriers sont également alignés. Après tout, il est très important de travailler ensemble pour respecter les délais importants concernant la présentation de Payflip aux employés et la date effective de lancement de l'outil de plan cafétéria. En outre, le responsable de la réussite des clients de Payflip prend le temps d'expliquer le "payroll scan*". Enfin, d'autres tâches (par exemple, l'examen de la documentation juridique préparée par Payflip) occupent également une place bien définie dans la liste des tâches à accomplir par la PME.

Grâce à l'outil de projet de Notion, l'ensemble du processus reste très clair et le responsable du personnel sait à tout moment quelles sont les prochaines étapes et ce que l'on attend de lui.

*L'introduction d'un plan cafétéria ajoute une couche supplémentaire à la politique salariale de votre entreprise. Les fondations doivent donc être solides. Par conséquent, Payflip effectue un "balayage de la paie". Lors de cette analyse, nous examinons de près la politique salariale actuelle de votre entreprise et détectons les éventuels obstacles à l'introduction d'un plan cafétéria. Nous sommes bien sûr heureux de travailler avec vous pour rectifier ces problèmes avant le lancement du plan cafétéria ! En tant qu'employeur, il vous suffit de nous envoyer les documents de paie de votre entreprise.

Pour cette étape, de la réunion d'accueil avec Payflip au téléchargement des documents de paie, comptez environ 2 heures.

Phase 2 : Configuration

Estimation du temps passé sur la route de Payflip : 4h

Une fois que les bases des paquets de paie existants ont été vérifiées et que Payflip a constaté qu'elles sont en ordre, on peut commencer à concevoir concrètement le plan de la cafétéria. Cela se fait via :

(1) Décider du financement et des dépenses du plan cafétéria par la PME. Cela se fait par une explication complète, mais facile à comprendre, de chaque composant de Notion.

(2) La rédaction ultérieure des documents juridiques par Payflip. Par "documents juridiques", nous entendons : une politique, qui définit en détail le cadre et les règles de mise en œuvre et de gestion du plan cafétéria, et une annexe au contrat de travail, qui formalise la modification du régime de rémunération.

(3) Mise en relation de la PME avec le fournisseur de prestations par Payflip (par exemple Alan pour l'assurance santé numérique et o2o pour le leasing de vélos).

(4) Coordination de Payflip avec le secrétariat social quant à la manière dont les choix effectués et le(s) budget(s) restant(s) peuvent être traités dans la paie.

Dans la phase de configuration, la PME doit compter sur les investissements en temps suivants :

• Décider des avantages et des budgets : 2h.
• Parcourir la documentation juridique lors d'une réunion avec le responsable du succès client de Payflip (sans préparer cette réunion du côté des PME) : 1,5h.

Phase 3 : Lancement

Durée estimée du parcours Payflip : 2,5 heures

Lorsque les grandes lignes du plan cafétéria ont été élaborées, le lancement concret du plan cafétéria est préparé ensemble. C'est également à ce stade que Payflip décharge le responsable du personnel de la majeure partie de son travail :

• L'équipe de succès client de Payflip configure et active votre liste de budgets et d'avantages dans l'outil de plan cafétéria de Payflip.
• L'équipe chargée de la réussite des clients de Payflip organise un webinaire avec le personnel pour expliquer simplement et clairement les tenants et aboutissants du plan cafétéria (afin que vous n'ayez pas à le faire !).
• Le responsable du personnel communique à Payflip les données salariales les plus récentes afin que Payflip calcule les budgets du plan cafétéria en fonction des besoins de l'employé.
• L'équipe de réussite client de Payflip invite le responsable à une démonstration de l'outil du côté de l'administration, afin que tout soit clair sur ce qu'il doit faire après le déploiement pour le responsable (voir ci-dessous).
• L'équipe de Payflip lance l'outil de plan cafétéria le jour choisi en envoyant un e-mail personnel à tous les employés avec un lien d'accès à l'outil.

À ce stade, la participation au webinaire, la transmission des données salariales et la démonstration de l'aspect administratif de l'outil prennent environ 3,5 heures.

Phase 4 : Suivi

Estimation du temps passé dans la trajectoire de Payflip : en fonction du nombre d'employés et des choix effectués - 10 employés/heure

Une fois l'outil de plan cafétéria lancé, certaines tâches de suivi doivent encore être prises en compte.

Tout d'abord, en entrant dans l'outil et en simulant ensuite les choix du plan cafétéria, les employés peuvent avoir des questions supplémentaires sur le fonctionnement du plan. L'équipe de Payflip y répond dans un premier temps en aidant les employés via le chat de l'outil. Si des questions restent sans réponse parce qu'elles concernent spécifiquement la relation employeur-employé, le responsable du personnel doit intervenir. En tant que RH, vous ne devez donc pas consacrer de temps supplémentaire aux séances de questions-réponses concernant le plan cafétéria.

Les avantages du plan cafétéria (comme la location de vélo, l'assurance, le multimédia,...) ne nécessitent aucune action manuelle grâce aux différentes intégrations informatiques avec les fournisseurs dans Payflip !

Enfin, Payflip assure le traitement mensuel correct des choix du plan cafétéria dans la paie, en collaboration avec votre secrétariat social. À moins que vous ne préfériez le faire vous-même ;).

Conclusion

Oui, lors de l'introduction d'un plan cafétéria, un responsable du personnel ne doit pas ignorer l'investissement en temps nécessaire pour tout traiter correctement. Comme tout choix sur le lieu de travail, le choix d'un régime de cafétéria doit être une décision mûrement réfléchie.

Mais vous n'êtes pas seul. Payflip s'efforce d'automatiser au maximum les processus standardisés dans son outil convivial de planification des cafétérias. Payflip s'efforce ainsi de limiter l'administration au minimum ou, si possible, de l'éliminer complètement.