Dîner avec des clients ? Utilisation d'un téléphone portable ou d'un ordinateur portable personnel ? Bureau à domicile ? Vous l'avez dit ! Ce ne sont là que quelques exemples de coûts qui sont souvent remboursés par l'employeur aux employés. En effet, ces frais sont engagés à des fins professionnelles et sont donc supportés par l'employeur. Toutefois, il n'existe pas de définition légale des coûts à la charge de l'employeur. L'appréciation de la prise en charge d'un coût par l'employeur peut donc varier selon les cas.
Exempt d'impôts et de cotisations sociales
L'ONSS et les autorités fiscales reconnaissent également cette réalité et admettent qu'un remboursement de frais propres à l'employeur ne peut être considéré comme un salaire. Un remboursement est donc exonéré des cotisations de sécurité sociale et des impôts de l'employeur et du salarié. De la part de l'employeur, le remboursement de ces frais est déductible fiscalement.
Le remboursement de ces frais à l'employé doit idéalement se faire sur la base de pièces justificatives (factures, reçus de TVA, tickets de caisse, etc.). Bien que cette méthode de travail implique beaucoup d'administration, elle laisse peu de place à la discussion avec les autorités de sécurité sociale et les autorités fiscales.
Montant forfaitaire
Afin d'éviter la charge administrative, l'ONSS et l'administration fiscale acceptent que l'employeur et le salarié se mettent d'accord sur une estimation forfaitaire des frais encourus (par mois). Il s'agit d'un montant fixe par catégorie de coûts (par exemple, la représentation ou le travail à domicile) qui est en principe invariable et qui est censé couvrir tous les coûts d'une certaine catégorie. Comme l'évaluation forfaitaire des coûts n'est pas facile (et que de nombreux employeurs y voient l'occasion d'utiliser des montants élevés), l'ONSS et l'administration fiscale ont publié des directives (séparément !) sur les montants qu'ils acceptent comme "réalistes" et "acceptables".
Indemnités pour travail à domicile
Les plus populaires sont, par exemple, les forfaits pour les coûts liés au travail à domicile. Par exemple, les salariés qui effectuent régulièrement une partie de leur travail à domicile et y disposent donc d'un bureau, peuvent compter sur une indemnité forfaitaire d'environ 127 euros par mois. Ce montant couvrirait les frais d'électricité, de chauffage et de petits équipements de bureau. Un supplément de 20 € sera ajouté si l'employé utilise sa propre connexion internet ou son propre PC.
Documentation
Les employeurs doivent pouvoir justifier leur système de remboursement des coûts et prouver que ces forfaits correspondent à la réalité. Par exemple, tous les employés ne peuvent pas prétendre à une allocation forfaitaire pour frais comme ça : les employeurs doivent pouvoir prouver que c'est plausible pour un employé particulier, compte tenu de sa description de poste et de ses conditions de travail.
Une politique de dépenses bien documentée vaut donc son pesant d'or ! Des questions sur la mise en œuvre de cette piste intéressante ? N'hésitez pas à envoyer un e-mail à info@payflip.be!
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