Payflip's salarisbeleid: hoe pakken we het zelf aan?

Loonbeleid?

In een HR-tijdperk dat gedomineerd wordt door de war-for-talent, hebben al heel veel bedrijven ingezien dat het aantrekken en behouden van hun team een prioriteit is. Kosten noch moeite worden gespaard om het de werknemers naar hun zin te maken: een tof kantoor, voldoende interne en externe trainingen, extra vakantiedagen, leuke gadgets, fancy teambuildings,...
‍
Qua investeringen in employer branding kan dit tellen. Maar veelal ontbreekt er één delicate pijler in de employer story: de visie rond verloning.

‍Why? Heel simpel - omdat verloning veel geld kost.

En net daarom is het zo absurd dat er geen visie wordt ontwikkeld rond verloning. Het gebrek eraan resulteert immers in een wildgroei van salarissen à la tête de l’employé: sommige werknemers worden vergoed o.b.v. hun bruto- of nettoloon die ze hadden bij een vorige werkgever, anderen dan weer o.b.v. hun (goede of minder goede) onderhandeling skills op het moment van rekruteren of evaluatie, en nog anderen leggen eenvoudigweg hun senioriteit zonder pardon in de weegschaal.

Op die manier is de consistentie in de loonpakketten van de werkgever ver zoek en voelt elk sollicitatie- of evaluatiegesprek als een financial battle. Terwijl het om de competenties en de attitude van de werknemer zou moeten gaan, toch?

Een weldoordacht loonbeleid vertelt een verhaal en kan mensen over de streep trekken om zich bij een werkgever te voegen.

Maar hoe begin je aan het ontwikkelen van een klaar en duidelijk loonbeleid in de wirwar van loonpakketten die er al zijn?

Eén van de mogelijke pistes is het opstellen van een salary grid - een objectief kader waarbinnen lonen worden vastgelegd op basis van bepaalde parameters. Lees hier hoe je een degelijke salary grid kan opstellen.

Voorbeeld: verloning bij Payflip

Een beeld zegt meer dan duizend woorden. Wat als we al de ‘loon puzzelstukjes’ proberen samen te leggen? Hoe zit dan zo’n slimme, transparante verloningsvisie in elkaar bij een bedrijf als Payflip?

Levels

Om ervoor te zorgen dat elke werknemer weet wat zijn/haar verantwoordelijkheden zijn, wat we van hem/haar verwachten, en hoe hij/zij naar de volgende fase van de carrière kan groeien, hebben we binnen Payflip 10 ‘levels’ gecreëerd.

Deze levels zijn niet afhankelijk van het aantal ervaringsjaren van een werknemer, maar geven aan wat hun huidige professionele vaardigheden zijn en welk salarisniveau daarbij hoort.

Binnen onze werknemerspopulatie, zijn er verschillende communities:

• de engineering community
• de customer success community
• de sales community
• …

Per community worden transparant de competenties aangegeven die een werknemer moet hebben om naar een volgend level (en bijhorend salarisniveau) te gaan.

Reviews & promotie

Elke 6 maanden organiseren we bij Payflip performance reviews. In deze performance reviews worden er voor elke werknemer (én oprichter) 3 reviews gedaan:

• Self-review
• Peer review
• Coach review

Concreet gaan werknemers (en founders) dus zichzelf reviewen door (onder meer) volgende vragen te beantwoorden:

• welke belangrijke milestones heb ik bereikt sinds de laatste review?
• op welke projecten was mijn impact minder groot dan verwacht?
• wat zijn mijn belangrijkste sterktes?
• wat zijn mijn werkpunten?
• op welke persoonlijke doelen wil ik mezelf toeleggen in de komende maanden?

Deze review wordt ook gedaan door een peer (iemand waarmee de werknemer nauw samenwerkt) en een coach (iemand die de werknemer ondersteunt om zijn persoonlijke doelen te bereiken). De review wordt vervolgens in een meeting met 3 besproken.

Elke 6 maanden krijgt de werknemer ook de kans om aan te geven of en waarom hij/zij het verdient om naar een volgend level te groeien. Deze vraag wordt ook aan de coach/peer gesteld.

Indien het antwoord positief is, wordt de vraag voorgelegd aan het founding team, die een finale beslissing maakt of een werknemer naar een volgend level springt of niet.

Salary & benefit grid

Onze berekening voor het brutoloon van elke werknemer is simpel:

Vergeet nooit de extralegale voordelen!

Aangezien thuiswerken de standaard is voor Payflip werknemers, ontvangt iedereen een belastingvrijethuiswerkvergoeding van €137,40 (geïndexeerd bedrag per april 2022) per maand om de thuiswerkkosten te dekken zoals elektriciteit, internet, een goed bureau, etc.

Standaard ontvangt elke werknemer het maximumbedrag aan maaltijdcheques & ecocheques. Hiervoor doen we beroep op Monizze. Monizze is een Belgisch bedrijf dat een uitstekende service biedt op gebied van elektronische cheques aan KMO’s.

Qua mobiliteit bieden we voor de novice niveaus een terugbetaling aan van alle woon-werk en professionele verplaatsingen. Voor de niveaus daarboven bieden we de keuze tussen een bedrijfswagen en een mobiliteitsbudget. We maken gebruik van Lizy voor de lease van de bedrijfswagens en van het gratis (!) platform van Mbrella voor het beheer van het mobiliteitsbudget.

Om als jonge startup ons bonusbeleid te optimaliseren, hebben we beslist om een loonbonus in te voeren in de onderneming. De loonbonus is gekoppeld aan de omzet van het bedrijf en loopt op tot maximum €3.558 bruto per jaar per werknemer (netto €3.093).

Daarnaast krijgen de software developers, de ‘creatieve’ teamleden, binnen Payflip ook een vergoeding in auteursrechten. Hiervoor hebben we een ruling aangevraagd.

Iedere werknemer ontvangt een all-in zorgpakket dat de kosten van hospitalisatie en ambulante medische kosten dekt. Dit zorgpakket hebben we afgesloten bij Alan.

Werknemers krijgen natuurlijk ook de nodige IT-tools zoals een laptop en muis om hun takenpakket te kunnen uitvoeren en heeft elke werknemer recht op een gsm-abonnement bij Orange.

Tot slot hebben werknemers recht op een aantal vakantiedagen, afhankelijk van hun niveau. Hier gaan we bewust over de drempel van het wettelijk minimum van 20 vakantiedagen.

Als kers op de loontaart hebben we bij Payflip ook een cafetariaplan ingevoerd. Via het cafetariaplan kunnen werknemers zelf hun loonpakket samenstellen. In het kader van een dergelijk cafetariaplan, krijgen werknemers concreet de mogelijkheid om delen van hun ‘klassieke loon’ (percentage van maandelijks brutoloon, bonus, eindejaarspremie,…) om te ruilen voor een ander voordeel dat hen meer voldoening geeft. Payflip heeft ervoor gekozen om enkel de eindejaarspremie (werkgeverskost) als budget te gebruiken in het cafetariaplan.

Bij Payflip kunnen werknemers concreet dus hun dertiende maand (‘eindejaarspremie’) inruilen voor:

• Extra gezondheidszorg voor echtgenoten en kinderen
• Fietslease
• Smartphone, tablet of andere IT-apparatuur
• Terugbetaling van individueel pensioensparen
• Extra bureaumateriaal
• 5 extra vakantiedagen

Om dit cafetariaplan vlot te beheren, maken we uiteraard gebruik van onze eigen software. Die laat ons toe om werknemers hun keuzes te laten maken, en deze automatisch aan onze payroll provider te communiceren.

Ten slotte deze voordelen krijgen werknemers ook aandelenopties op het kapitaal van Payflip. Om dit in te voeren, hebben we beroep gedaan op de vakkennis van onze collega’s van Cambrian.

Lessons learnt!

• Voor startende ondernemingen is transparantie een enorme meerwaarde naar werknemers toe.
• Het beheren en laten evolueren van de objectieve maatstaven achter de levels is arbeidsintensief, maar geeft structuur en perspectief aan werknemer én werkgever.
• Met een cafetariaplan verloon je op maat van de werknemer binnen de grenzen die je als werkgever stelt, zonder dat er een allegaartje aan extralegale voordelen wordt gecreëerd binnen het bedrijf.
• Een groen mobiliteitsbeleid blijft een uitdaging voor startende ondernemingen, zolang de overheid geen stappen zet om het wettelijk mobiliteitsbudget uit te breiden.