De Gentse scale-up Cheqroom koos resoluut voor flexibiliteit in haar loonpakket. “Heden ten dage de ogen sluiten voor de toenemende populariteit rond flexibel verlonen kan je goede mensen kosten”, verduidelijkt Eveline Van Belle, Head of People bij Cheqroom. Hieronder deelt Eveline haar ervaringen rond de voorbereiding, de lancering en de feedback van het team op het cafetariaplan dat ze - samen met collega Sarah - eerder dit jaar heeft ingevoerd via Payflip.
Cheqroom
Aantal werknemers | 11-50 |
| Sector | Software |
Uitdaging
Als jong tech bedrijf ben je steeds op zoek naar jonge, ambitieuze mensen die zin hebben om hun schouders te zetten onder het project.
Uitgelicht
Als je als HR manager bloed, zweet en tranen in de opzet van een innovatief HR beleid steekt, maar de aanpak rond verloning matcht niet met de rest van je beleid, dan verlies je mensen.
Vanwaar kwam het idee om een cafetariaplan in te voeren?
Eigenlijk heel simpel: als moderne werkgever willen we bij Cheqroom graag “on top of our game” zijn. Een houding die géén overbodige luxe is in een tijdperk gekenmerkt door de war-for-talent. Veel jonge tech bedrijven zijn immers op zoek naar dezelfde profielen: jonge, ambitieuze mensen die zin hebben om hun schouders te zetten onder hun customer success, product development of sales teams.
Als je dan als HR manager bloed, zweet en tranen in de opzet van een innovatief HR beleid hebt gestoken, maar de aanpak rond verloning matcht niet met de rest van je beleid, dan verlies je mensen door deze inconsistentie.
Om de “HR cirkel” rond te maken, begin je dan te kijken naar de nieuwigheden op gebied van verloning en dan kom je al snel uit bij het concept van het cafetariaplan. Terwijl “het cafetariaplan” eigenlijk ook al geen new kid in town is, hé? (nvdr, de eerste ruling rond cafetariaplan werd gepubliceerd in 2015)
Via een eerste goede ervaring met Payflip op gebied van auteursrechten en lovende referenties van andere bedrijven op gebied van cafetariaplannen, besloten we Payflip te contacteren om een duidelijk beeld te krijgen over de inhoud en de workload van een cafetariaplan. En van het één kwam het ander ;)
Welke argumenten trokken je over de streep om te kiezen voor Payflip?
As said, onze eerste ervaring met Payflip was onmiddellijk een hele goede, waardoor we niet de nood voelden om eerst voorbij ons sociaal secretariaat te passeren. Payflip had immers al aangetoond dat ze als startup een totaal andere kijk hebben op customer service, tooling en pricing dan een traditionele salary partner. Dat heeft ons kostbare tijd bespaard, achteraf gezien!
Hoe zag het voorbereidingstraject voor de invoering van het cafetariaplan er concreet uit (taken, workload,...)?
Payflip deelt de voorbereidingsfase op in twee delen: een algemene fase en een configuratie fase.
Tijdens de eerste fase werd ons loonbeleid in zijn geheel onder de loep genomen. De visie van Payflip is immers dat eerst de fundamenten van het huidige loonbeleid moeten goed zitten, alvorens de “extra verdieping” van het cafetariaplan erop wordt gebouwd.
Vervolgens hebben we ons gericht op een meer praktische fase: het configureren van het cafetariaplan zelf op gebied van budgetten en (leveranciers van) voordelen. Payflip heeft ons niet alleen begeleid om de juiste partners te vinden, maar ook om ons voor te bereiden wat de follow-up per voordeel zou inhouden (bestelling, payroll afwikkeling,..).
Ten slotte hebben we samen met hen de spelregels bepaald waaronder keuzes gemaakt kunnen worden in het cafetariaplan (bv. zo kan er voor de terugbetaling van individueel pensioensparen worden gekozen op voorwaarde dat het bewijs van betaling in de Payflip tool wordt geüpload). Deze spelregels heeft Payflip in een duidelijk leesbare policy gegoten die de werknemers ook kunnen consulteren in de Payflip tool.
De opzet van een cafetariaplan is dus echt een project, verspreid over meerdere weken en meerdere fases. De mensen van Payflip zijn ook echte project managers. Hun traject is duidelijk al doorlopen met talloze kmo’s en zit daardoor goed ineen. Milestones worden strak door hen gemanaged om een bedrijf binnen een viertal weken naar de launch van hun eigen cafetariaplan te brengen, dat merk je zo.
(Lees verder onder de afbeelding)
Ben je tevreden over de betrokkenheid en de reactie van het team op de invoering van het cafetariaplan?
Ja, eigenlijk wel! Het is een nieuwe wind door het loonpakket en dat voelen onze mensen ook. Zij weten evenzeer dat ‘flexibel verlonen’ als HR trend in de lift zit, hé. Als je dan als HR afdeling hier snel de nodige aandacht aan besteedt en middelen investeert om het binnen de kortste keren op poten te zetten, heb je als bedrijf wel goede HR punten gescoord, right?
Daarnaast hoor ik ook positieve commentaar over het feit dat onze mensen meer dan ooit bewust zijn van de fiscaliteit van hun loonpakket - ook al lijkt dat misschien een “saaie meerwaarde” van het cafetariaplan ;).
Dan is er nog het feit dat de tool van Payflip élke dag in het jaar kan openstaan. Dit zorgt ervoor dat er écht flexibiliteit kan worden nagestreefd - bij een weekje goed weer, zien we bijvoorbeeld meer vakantiedagen of een fietslease gekozen worden in de Payflip tool.
Hoe zie je het cafetariaplan verder evolueren?
Het cafetariaplan is toch wel een leuk element in ons loonbeleid geworden dat standaard wordt meegenomen naar de onderhandelingstafel bij nieuwe kandidaten. Deze kandidaten zien het cafetariaplan als een nice extra tijdens het rekruteringsproces. En wij pakken er ook graag mee uit naar nieuwe én bestaande werknemers ;).
Dit effect willen we uiteraard niet verliezen. Jaarlijks evalueren welke voordelen (en budgetten) populair waren - en daar op inspelen, lijkt me dus een must.
Payflip liet ons al duidelijk verstaan dat zij “24/7” vinger aan de pols houden naar nieuwe tendensen in cafetariaplan land. Mochten er dus nieuwe voordelen de kop opsteken in recente rulings met de fiscus, volgen ze dit ook op om hun benefit library spontaan aan te vullen. Dat doet ons vermoeden dat we in goede handen zijn ;)?
